Terminos y Condiciones de Uso

1. Aceptacion de los Terminos

Al acceder, registrarse o utilizar la plataforma NotaRapidaMD (en adelante, la “Plataforma”), operada por TruLab Consulting (en adelante, la “Empresa”), usted declara que ha leido, comprendido y aceptado la totalidad de los presentes Terminos y Condiciones de Uso (en adelante, los “Terminos”).

Si usted no esta de acuerdo con alguno de los presentes Terminos, debera abstenerse de utilizar la Plataforma. El uso continuado de la Plataforma constituye la aceptacion plena e incondicional de estos Terminos y de cualquier modificacion posterior notificada conforme a la Seccion 15 del presente documento.

La aceptacion de estos Terminos se complementa con la Politica de Tratamiento de Datos Personales, la cual forma parte integral de la relacion contractual entre usted y la Empresa.

2. Descripcion del Servicio

NotaRapidaMD es una herramienta de asistencia en documentacion clinica impulsada por inteligencia artificial. La Plataforma facilita la generacion de notas clinicas, instrucciones de alta, indicadores de facturacion y documentos RIPS a partir de transcripciones de encuentros medicos y datos ingresados por el profesional de salud.

La Plataforma utiliza modelos de inteligencia artificial proporcionados por terceros (incluyendo Anthropic y Google) para procesar las transcripciones y datos clinicos ingresados por el usuario. El procesamiento de datos se realiza conforme a la Ley 1581 de 2012 y la Politica de Tratamiento de Datos Personales.

3. Planes y Facturacion

3.1 Planes Disponibles

La Plataforma ofrece los siguientes planes de suscripcion:

• Starter (Prueba): Plan gratuito con un limite de 30 usos durante un periodo de 7 dias. Incluye funcionalidades basicas de generacion de documentacion clinica.
• Professional: Plan de suscripcion mensual con un limite de 600 usos por mes. Incluye todas las funcionalidades de la Plataforma excepto plantillas inteligentes.
• Elite: Plan de suscripcion mensual con un limite de 1,000 usos por mes. Incluye todas las funcionalidades de la Plataforma, incluyendo plantillas inteligentes personalizables.

3.2 Facturacion y Pagos

Los pagos se procesan a traves de LemonSqueezy, que actua como comerciante registrado (merchant of record). LemonSqueezy es responsable del procesamiento de pagos, la recaudacion de impuestos aplicables y la emision de recibos. Los datos de pago del usuario son gestionados exclusivamente por LemonSqueezy conforme a sus propias politicas de privacidad y seguridad.

3.3 Cancelacion y Reembolsos

• El usuario puede cancelar su suscripcion en cualquier momento desde la configuracion de su cuenta o a traves del portal de LemonSqueezy.
• La cancelacion sera efectiva al final del periodo de facturacion vigente. El usuario mantendra acceso a las funcionalidades de su plan hasta dicha fecha.
• No se otorgan reembolsos proporcionales por periodos parciales no utilizados, salvo que la ley aplicable disponga lo contrario.
• El contador de usos se restablece al inicio de cada nuevo periodo de facturacion tras el pago exitoso.

3.4 Limites de Uso

Cada generacion de documentacion (nota clinica, instruccion de alta, revision de documentacion o indicador de facturacion) constituye un (1) uso. Los usos no utilizados durante un periodo de facturacion no se acumulan para periodos posteriores.

4. Uso Aceptable

La Plataforma esta disenada exclusivamente para ser utilizada por medicos licenciados y profesionales de la salud debidamente habilitados para ejercer la practica medica en su jurisdiccion, con el proposito de asistir en la documentacion clinica.

El usuario se compromete a:

• Utilizar la Plataforma unicamente para fines de documentacion clinica legitima en el ejercicio de su practica profesional.
• Mantener vigentes todas las licencias, credenciales y habilitaciones profesionales requeridas por la normatividad colombiana para el ejercicio de la medicina.
• Revisar, editar y aprobar todo contenido generado por la inteligencia artificial antes de incorporarlo a la historia clinica oficial del paciente.
• No utilizar la Plataforma como sustituto del juicio clinico profesional ni como herramienta de diagnostico o toma de decisiones clinicas.
• No compartir credenciales de acceso con terceros ni permitir el uso de su cuenta por personas no autorizadas.
• No intentar eludir los limites de uso, las medidas de seguridad ni las restricciones tecnicas de la Plataforma.
• No utilizar la Plataforma para generar documentacion falsa, fraudulenta o enganosa.
• Cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables, incluyendo la Ley 1581 de 2012 en materia de proteccion de datos personales.

El incumplimiento de las condiciones de uso aceptable podra resultar en la suspension o terminacion inmediata de la cuenta del usuario, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

5. Responsabilidad del Medico

6. Limitaciones de la Inteligencia Artificial

El usuario reconoce y acepta que la inteligencia artificial utilizada por la Plataforma tiene limitaciones inherentes:

• La IA puede cometer errores. Los modelos de lenguaje pueden generar informacion inexacta, incompleta o incorrecta. Es posible que la IA malinterprete datos de la transcripcion, omita informacion relevante o genere contenido que no refleje fielmente el encuentro clinico.
• La IA no tiene acceso al historial clinico completo del paciente. La Plataforma procesa unicamente los datos proporcionados por el medico en cada sesion. No accede a historias clinicas previas, resultados de laboratorio historicos ni otra informacion que no haya sido explicitamente ingresada.
• La IA no puede reemplazar el juicio clinico profesional. Ningun modelo de inteligencia artificial puede sustituir la experiencia, formacion y criterio de un medico. La IA no evalua pacientes, no realiza examenes fisicos y no tiene capacidad de razonamiento clinico.
• El contenido generado debe verificarse contra la transcripcion fuente. El medico debe comparar el contenido generado con la transcripcion original y con su propia evaluacion clinica para asegurar la fidelidad y exactitud de la documentacion.
• La IA puede no reflejar las guias clinicas mas actualizadas. Los modelos de IA tienen una fecha de corte de conocimiento y pueden no estar actualizados con las ultimas guias de practica clinica, protocolos o normatividad.

7. Limitacion de Responsabilidad

EN LA MAXIMA MEDIDA PERMITIDA POR LA LEY APLICABLE:

• TruLab Consulting, sus directores, empleados, agentes y afiliados no seran responsables por ningun resultado clinico, decision medica, diagnostico, tratamiento o dano al paciente que se derive del uso de la Plataforma o del contenido generado por la inteligencia artificial.
• La Empresa no garantiza que el contenido generado por la IA sea preciso, completo, actualizado o adecuado para cualquier proposito clinico especifico.
• La responsabilidad maxima acumulada de TruLab Consulting frente al usuario, por cualquier concepto relacionado con el uso de la Plataforma, estara limitada al monto total de las tarifas efectivamente pagadas por el usuario durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al evento que de origen a la reclamacion.
• En ningun caso TruLab Consulting sera responsable por danos consecuenciales, indirectos, incidentales, especiales, punitivos o ejemplares, incluyendo pero no limitado a: perdida de ingresos, perdida de datos, perdida de oportunidades de negocio, danos a la reputacion profesional o cualquier otro dano intangible, independientemente de si la Empresa fue advertida de la posibilidad de tales danos.
• La Plataforma se proporciona “TAL CUAL” y “SEGUN DISPONIBILIDAD”, sin garantias de ninguna clase, ya sean expresas, implicitas o estatutarias, incluyendo pero no limitado a garantias de comerciabilidad, idoneidad para un proposito particular o no infraccion.

8. Indemnizacion

El usuario se compromete a indemnizar, defender y mantener indemne a TruLab Consulting, sus directores, empleados, agentes y afiliados frente a cualquier reclamacion, demanda, accion, dano, perdida, costo o gasto (incluyendo honorarios razonables de abogados) que surja de o este relacionado con:

• El uso clinico del contenido generado por la inteligencia artificial de la Plataforma.
• La incorporacion de contenido generado por la IA a historias clinicas, documentos medicos o cualquier otro registro oficial sin la debida revision y aprobacion por parte del medico.
• Cualquier reclamacion de pacientes, instituciones de salud, aseguradoras (EPS), entidades gubernamentales o terceros derivada de la atencion clinica documentada a traves de la Plataforma.
• El incumplimiento de estos Terminos o de la normatividad aplicable por parte del usuario.
• El uso de la Plataforma de manera contraria a las condiciones de uso aceptable establecidas en la Seccion 4.

9. Propiedad Intelectual

9.1 Propiedad de la Plataforma

La Plataforma, incluyendo su codigo fuente, diseno, interfaz de usuario, algoritmos, documentacion tecnica, marcas, logotipos y todo el material asociado, es propiedad exclusiva de TruLab Consulting y esta protegida por las leyes de propiedad intelectual aplicables. Ningun elemento de estos Terminos transfiere al usuario derechos de propiedad sobre la Plataforma ni sobre cualquiera de sus componentes.

9.2 Propiedad de los Datos Clinicos

El usuario (o la institucion de salud a la que pertenece) conserva la titularidad de todos los datos clinicos, transcripciones y documentacion del paciente ingresados en la Plataforma. TruLab Consulting no adquiere derechos de propiedad sobre los datos clinicos del usuario.

9.3 Licencia de Uso

TruLab Consulting otorga al usuario una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para utilizar la Plataforma de conformidad con estos Terminos y durante la vigencia de la suscripcion. Esta licencia no implica venta, cesion ni transferencia de derechos de propiedad intelectual.

9.4 Licencia sobre Datos para Procesamiento

El usuario otorga a TruLab Consulting una licencia limitada para procesar los datos clinicos ingresados en la Plataforma con el unico proposito de prestar el servicio contratado (generacion de documentacion clinica). Esta licencia se extingue automaticamente al momento de la terminacion de la relacion contractual, sujeta a las obligaciones de retencion establecidas por la ley.

10. Privacidad y Proteccion de Datos

El tratamiento de datos personales realizado a traves de la Plataforma se rige por la Politica de Tratamiento de Datos Personales de NotaRapidaMD, la cual forma parte integral de estos Terminos.

La Empresa cumple con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en materia de proteccion de datos personales. Los datos de salud son tratados como datos sensibles conforme al articulo 5 de la Ley 1581 de 2012 y estan sujetos a las protecciones reforzadas establecidas para esta categoria de datos.

El usuario reconoce que los datos clinicos son procesados por proveedores de inteligencia artificial de terceros (Anthropic, Google) ubicados en Estados Unidos, pais que cuenta con un nivel adecuado de proteccion de datos conforme a la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Los derechos del titular de los datos (conocimiento, actualizacion, rectificacion y supresion) pueden ejercerse conforme al procedimiento establecido en la Politica de Tratamiento de Datos Personales, dirigiendo la solicitud a admin@notarapidamd.com.

11. Telemedicina

Si el usuario utiliza las funcionalidades de telemedicina disponibles en la Plataforma, aplican las siguientes condiciones adicionales:

• La Plataforma proporciona unicamente la infraestructura tecnologica para la comunicacion de telemedicina. No establece, media ni participa en la relacion medico-paciente.
• La Plataforma no establece una relacion medico-paciente entre NotaRapidaMD y el paciente. La relacion medico-paciente existe exclusivamente entre el profesional de la salud y su paciente.
• La clinica o institucion de salud (IPS) es la unica responsable del cumplimiento de la Resolucion 2654 de 2019 y demas normatividad aplicable en materia de telemedicina, incluyendo la obtencion de las habilitaciones necesarias ante las autoridades sanitarias locales.
• El profesional de la salud es responsable de obtener el consentimiento informado del paciente para la atencion por telemedicina, conforme a los requisitos de la Resolucion 2654 de 2019.
• Si se realizan grabaciones de video durante las consultas de telemedicina, estas requieren el consentimiento previo y expreso del paciente y deben ser incluidas en la historia clinica.
• Divulgacion de IA: La Plataforma utiliza inteligencia artificial para asistir en la documentacion clinica. El profesional de la salud debe informar al paciente sobre el uso de IA cuando sea aplicable, conforme a lo dispuesto en la normatividad de telemedicina. TruLab Consulting es la entidad responsable de la plataforma tecnologica.

12. RIPS e Inteligencia de Facturacion

La Plataforma incluye funcionalidades de generacion y validacion de Registros Individuales de Prestacion de Servicios de Salud (RIPS) e indicadores de facturacion (niveles E/M). Respecto a estas funcionalidades, se establece lo siguiente:

• La Plataforma genera y valida RIPS como una herramienta de preparacion y apoyo. Los archivos RIPS generados constituyen un borrador que requiere revision por parte de la clinica antes de su presentacion.
• La clinica o IPS es la unica responsable de la revision final y presentacion de los RIPS ante la EPS correspondiente o el sistema de validacion del Ministerio de Salud (Mecanismo Unico de Validacion — MUV).
• NotaRapidaMD no presenta reclamaciones ni facturas electronicas ante las EPS, la DIAN ni ninguna otra entidad. La Plataforma no actua como Proveedor Tecnologico conforme a la normatividad de la DIAN.
• NotaRapidaMD no es responsable por los resultados de las reclamaciones ante las EPS, incluyendo glosas, devoluciones o rechazos de facturacion, independientemente de si los RIPS fueron generados con asistencia de la Plataforma.
• Los indicadores de nivel de facturacion (E/M) proporcionados por la Plataforma son sugerencias orientativas basadas en la documentacion y no constituyen asesoramiento en facturacion ni codificacion definitiva.

13. Disponibilidad del Servicio

• TruLab Consulting realiza esfuerzos razonables para mantener la Plataforma disponible de manera continua. Sin embargo, la Empresa no garantiza una disponibilidad ininterrumpida del servicio ni ofrece un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) para los planes individuales.
• La Plataforma puede experimentar periodos de inactividad debido a mantenimiento programado, actualizaciones del sistema, interrupciones de los proveedores de infraestructura o circunstancias de fuerza mayor.
• Cuando sea razonablemente posible, la Empresa notificara con antelacion las ventanas de mantenimiento programado.
• La Empresa no sera responsable por danos, perdidas o inconvenientes derivados de la indisponibilidad temporal de la Plataforma.
• El medico debe mantener procedimientos alternativos de documentacion clinica para los casos en que la Plataforma no este disponible. La Plataforma no debe ser el unico medio de documentacion clinica del usuario.

14. Terminacion

14.1 Terminacion por el Usuario

El usuario puede cancelar su cuenta y dar por terminada la relacion contractual en cualquier momento, notificando a admin@notarapidamd.com o a traves de la configuracion de su cuenta.

14.2 Terminacion por la Empresa

TruLab Consulting podra suspender o dar por terminada la cuenta del usuario en los siguientes casos:

• Incumplimiento de los presentes Terminos o de las condiciones de uso aceptable.
• Uso fraudulento, ilegal o abusivo de la Plataforma.
• Falta de pago de las tarifas de suscripcion.
• Solicitud de autoridades judiciales o administrativas competentes.
• Discontinuacion del servicio, con un preaviso minimo de treinta (30) dias.

14.3 Exportacion de Datos

Tras la terminacion de la relacion contractual, el usuario dispondra de un plazo de treinta (30) dias para exportar sus datos clinicos y documentacion a traves de las herramientas de exportacion de la Plataforma. Transcurrido dicho plazo, la Empresa podra proceder a eliminar los datos del usuario de sus sistemas activos.

14.4 Retencion de Registros Clinicos

No obstante lo anterior, los registros clinicos podran ser retenidos por el periodo minimo exigido por la Resolucion 1995 de 1999 y demas normatividad aplicable. Conforme a la normatividad colombiana, las historias clinicas deben conservarse por un periodo minimo de quince (15) anos contados a partir de la fecha del ultimo registro. Esta obligacion de retencion prevalece sobre cualquier solicitud de eliminacion.

15. Modificaciones a los Terminos

TruLab Consulting se reserva el derecho de modificar los presentes Terminos en cualquier momento. Las modificaciones se realizaran de la siguiente manera:

• Para cambios sustanciales, la Empresa notificara al usuario con un preaviso minimo de treinta (30) dias mediante correo electronico y/o notificacion dentro de la Plataforma.
• Para cambios no sustanciales (correcciones menores, actualizaciones de formato), la Empresa actualizara la fecha de “Ultima actualizacion” del presente documento.
• El uso continuado de la Plataforma despues de la fecha de entrada en vigencia de las modificaciones constituye la aceptacion de los Terminos modificados.
• Si el usuario no esta de acuerdo con las modificaciones, podra dar por terminada la relacion contractual conforme a la Seccion 14 antes de la entrada en vigencia de los cambios.

16. Ley Aplicable y Jurisdiccion

16.1 Usuarios en Colombia

Para los usuarios ubicados en la Republica de Colombia, los presentes Terminos se regiran e interpretaran de conformidad con las leyes de la Republica de Colombia. Cualquier controversia derivada de o relacionada con estos Terminos sera sometida a la jurisdiccion de los jueces y tribunales competentes de la Republica de Colombia.

Las partes acuerdan que, previo a iniciar cualquier accion judicial, intentaran resolver la controversia de manera amigable mediante negociacion directa durante un periodo minimo de treinta (30) dias.

16.2 Usuarios en Estados Unidos y Otros Paises

Para los usuarios ubicados fuera de Colombia, incluyendo Estados Unidos, se aplicaran los Terms of Service en ingles disponibles en rapidnotemd.com/terms, los cuales establecen la ley aplicable y jurisdiccion para dichos usuarios.

17. Informacion de Contacto

Para cualquier consulta, solicitud o reclamacion relacionada con los presentes Terminos, el usuario puede comunicarse con la Empresa a traves de los siguientes canales:

• Razon social: TruLab Consulting
• Sitio web: https://notarapidamd.com
• Correo electronico: admin@notarapidamd.com
• Direccion fisica: [COMPLETAR]